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Automatisez le suivi de vos processus administratifs
Ressaisir une information, vérifier un statut, préparer une relance : ces gestes reviennent chaque jour.
IAplomb construit un dispositif qui enchaîne les étapes retenues et signale les dossiers à reprendre. Vous recevez les règles, les résultats des tests et les consignes de reprise manuelle.
Repérer les étapes qui peuvent être automatisées
Une automatisation peut concerner la circulation d’une information, la préparation d’un document ou le suivi d’un dossier.
Nous commençons par identifier les règles : quand le processus démarre, quelles données il utilise, ce qu’il doit produire et dans quelles situations il doit s’arrêter.
Lorsque le traitement implique une interprétation par l’IA, nous définissons les vérifications nécessaires avant que le résultat soit utilisé.
Exemple : préparer le suivi des devis
Dans ce scénario fictif, le dispositif prépare une liste des devis à examiner et des brouillons de relance.
Les dossiers incomplets ou contradictoires sont signalés. La personne responsable vérifie la situation commerciale et valide les messages avant envoi.
Ce que comprend la mise en œuvre
Définir les règles
Nous formalisons le déroulement du processus, les exceptions, les accès autorisés et les critères de réception.
Construire et tester
Le dispositif est configuré ou développé sur le périmètre retenu. Les essais couvrent le fonctionnement attendu, les données manquantes et les erreurs identifiées.
Préparer la mise en service
Nous vérifions les accès, les conditions de déclenchement et la possibilité d’arrêter le dispositif. Une reprise manuelle est prévue pour les opérations qui en ont besoin.
Transmettre le fonctionnement
Vous recevez la documentation prévue au contrat et les explications nécessaires pour utiliser le dispositif, signaler une anomalie et identifier le bon interlocuteur.
Les éléments livrés
La livraison comprend :
- le processus documenté et ses règles d’exception ;
- le dispositif configuré ou développé ;
- les résultats des tests et les limites connues ;
- les consignes d’exploitation et de reprise ;
- la répartition des responsabilités après livraison.
Vos outils, vérifiés opération par opération
Avoir un logiciel ne veut pas dire qu’on peut tout faire avec. Lire une information est parfois possible, mettre à jour un statut pas forcément. Nous vérifions action par action, avec vos licences et vos droits d’accès.
Les outils concernés, les opérations couvertes, les licences et accès nécessaires et les limites constatées sont listés dans la proposition, après vérification sur votre environnement.
Prévoir la maintenance dès le départ
Une automatisation peut casser pour une raison banale : une mise à jour du logiciel, un collaborateur qui change de droits, une colonne renommée dans un tableau. Il faut donc savoir dès le départ qui surveille, qui répare et ce qui relève d’une évolution. La proposition le prévoit, y compris si un intervenant n’est plus disponible.
Le contenu de la maintenance, son interlocuteur, ses délais d’intervention et ses exclusions sont fixés dans cette proposition.
Évaluer le temps réellement libéré
Le calcul compare le temps passé aujourd’hui à celui passé ensuite, relecture et corrections comprises. Une heure gagnée sur les relances ne se retrouve pas forcément dans vos comptes : tout dépend de ce que l’équipe en fait.
Les coûts de mise en place et d’exploitation sont examinés séparément.
Modalités et limites
La proposition fixe les opérations couvertes, les livrables et les critères de réception. La faisabilité est vérifiée dans votre environnement avant de confirmer les connexions et les actions prévues.
L’intervention concerne les fonctions administratives et de pilotage des PME et PMI. Avant de démarrer, on règle ce qui fâche plus tard : quelles licences il faut, à qui appartiennent les comptes et les développements, et comment vous reprenez tout si vous arrêtez.
Les conditions de maintenance et de support figurent dans la proposition, avec les responsabilités du client et des intervenants.
Périmètre, durée, prix et calendrier sont précisés dans une proposition écrite, après un premier échange, avec les éventuels frais de logiciels et ce qui n’est pas compris dans la prestation.
Questions fréquentes
Peut-on commencer par une seule étape du processus ?
Oui. Le premier périmètre peut se limiter à une tâche récurrente. Les essais servent à examiner le résultat, les exceptions et le travail de contrôle avant d’étendre le dispositif.
Mes logiciels peuvent-ils être connectés ?
Les possibilités sont vérifiées pour chaque opération : lire une information, créer un document ou mettre à jour un statut. La présence d’un logiciel dans votre entreprise ne suffit pas à confirmer qu’une connexion est possible avec vos licences et vos droits d’accès.
Qui maintient l’automatisation ?
La proposition désigne les responsables de la surveillance et des interventions. Elle distingue la correction d’une anomalie d’une évolution du processus.
La maintenance, son interlocuteur et ses délais d’intervention sont fixés dans la proposition, avec ce qui en est exclu.
Les relances sont-elles envoyées automatiquement ?
Dans le scénario de devis présenté, le dispositif prépare des brouillons. La personne responsable vérifie et valide chaque communication avant son envoi. Tout autre fonctionnement doit être défini et testé séparément.
Que se passe-t-il lorsqu’une donnée manque ou qu’une étape échoue ?
Les essais couvrent les données manquantes et les erreurs identifiées. Les règles précisent les situations qui imposent un arrêt ou un examen humain. Les consignes de livraison expliquent comment reprendre le travail.
Décrivez un processus récurrent
Indiquez son déclenchement, les outils utilisés et les difficultés rencontrées. Nous pourrons déterminer les vérifications nécessaires avant de proposer une mise en œuvre.